8 Dicas para uma reunião de sucesso

A escolha do local é um dos fatores primordiais para o sucesso de uma reunião

A escolha do local é um dos fatores primordiais para o sucesso de uma reunião

A reunião é a oportunidade ideal para apresentar produtos e serviços, propostas, fechar negócios e até mesmo ampliar o networking. Qualquer que seja sua função, uma reunião bem executada pode gerar resultados muito positivos, por isso antes de sair marcando a sua, aconselhamos que você siga essas 8 dicas:

1. Prepare-se:

Toda reunião bem-sucedida depende de um preparo anterior, por isso estude. Ainda que o cliente esteja dando todos os indícios de interesse em seu produto ou serviço e o negócio pareça fechado, é mais que necessário se preparar. Pesquise quem é o seu cliente, descubra o que ele tem feito, como é seu perfil e de acordo com os dados adquiridos será possível montar uma proposta personalizada, que atenda todos os seus critérios e que dificilmente será recusada.

2. Deixe bem claro o objetivo da reunião:

Desde o início estabeleça o objetivo da reunião e a duração da mesma. Dessa forma o tempo será otimizado e nenhum tópico será esquecido. O maior erro de iniciar uma reunião sem estabelecer os objetivos e delimitar o tempo é chegar ao fim e perceber que os assuntos mais importantes não foram discutidos. Outro erro do não planejamento é falar muito em tópicos que não há tanta necessidade, tornando a reunião maçante e tediosa.  

3. Tenha foco no que interessa, negócios:

Durante a reunião é possível que seu cliente fale de assuntos que não têm nenhuma relação com os pontos a serem abordados no encontro. Sua tarefa é não permitir que esse tipo de conversa se estenda. É claro que em alguns momentos, principalmente nos primeiros minutos, falar sobre o tempo, futebol, atualidades possa ser um bom quebra-gelo, mas não permita que isso se torne recorrente. Esteja sempre no controle e traga o cliente para o foco principal, seu produto ou serviço.

4. Anote tudo que é importante:

Claro que você não vai passar a reunião inteira de cabeça baixa anotando todas as palavras que o cliente está dizendo, mas procure assinalar suas declarações mais importantes. Essa é uma forma de mostrar que se importa com o que ele pensa, com o que é relevante para ele.

5. Traga conhecimento:

Procure levar alguma informação relevante para a reunião. Um artigo, dados estatísticos interessantes, notícias atuais, algo que agregue conhecimento e mostre que você sabe com propriedade o assunto que está discutindo. É necessário que seu cliente saia com a sensação de ter aprendido algo, do contrário, a reunião parece não ter rendido e você pode sair como despreparado.

6. Fale, mas também saiba ouvir:

Não fale o tempo todo, mas também não fique calado. Até mesmo em uma reunião cujo o foco é vender é necessário ouvir o que o cliente fala. Procure saber quais são suas necessidades, suas maiores dificuldades e com base nisso sugira soluções para esses problemas que envolvam o produto/serviço que você está apresentando.

7. Defina o próximo passo:

É importante que ao final da reunião você defina os próximos passos. Isso é indispensável para que o negócio flua, não fique estagnado e continue caminhando para o fechamento.

8. Escolha muito bem o local:

A última e mais importante dica para uma reunião bem-sucedida é o local. Escolha muita bem o ambiente em que o encontro será realizado. Opte por um espaço bem localizado, de fácil acesso e com um aspecto que agrade aos olhos do seu cliente. O Círculo Coworking dispõe de três modelos de sala de reunião. A Coach, para duas pessoas, a atitude, para quatro e a ação, para até 12 pessoas. Os ambientes do Círculo se adaptam perfeitamente à sua necessidade e tem toda a estrutura para encantar de vez seus clientes.